Методика подготовки и проведения круглого стола
Большинство СМИ инициируют проведение таких дискуссионных мероприятий, как круглые столы. Это отличный способ собрать чиновников, экспертов в своих областях, представителей общественности и бизнеса для обсуждения обозначенных тем и проблем. Подготовку к круглому столу можно разделить на несколько этапов: подготовка, проведение мероприятия / модерация и завершение\резюме.
Подготовка
Подготовка к круглому столу начинается с выбора темы – какую проблему или вопрос необходимо обсудить с привлечением всех участников мероприятия. Выбранная тема должна представлять интерес не только для специалистов в какой-то конкретной сфере, но и для более широкой аудитории. Обсуждение проблемы с разных сторон позволит пригласить большее число спикеров. Часто на подобных мероприятиях присутствуют чиновники, представители культуры, науки, духовенства. Важно, чтобы тема была острой и интересной для журналистов.
Конечно, приглашаемые эксперты должны обладать должной компетенцией по обозначенной теме, это сделает дискуссию живой и актуальной. При этом важную руль играет модератор (от итал. «moderare» – смягчение, сдерживание, умеренность), управляющий ходом дискуссии. Опыт коммуникационного агентства АКС показывает, что модератор должен быть не просто коммуникабельным, а в какой-то степени артистом. Именно он должен поддерживать нужный темп дискуссии, а это возможно только если модератор сам хорошо подготовлен по теме.
Заранее прописанный сценарий предстоящего мероприятия позволит всё грамотно спланировать, подготовиться и избежать ошибок. Такой сценарий может включать себя: вступительную и заключительную речь модератора, общие вопросы и вопросы к конкретным экспертам. Можно подготовить и дополнительную информацию по теме (опросы, исследования, видеоролики).
Приглашать чиновников и экспертов минимум за 7-10 дней, чтобы люди могли заранее подготовить выступление и спланировать свой график. Пресс-релиз для СМИ стоит высылать за 3-5 дней до мероприятия. Обязательно продублируйте за день до круглого стола. О том, как написать хороший пресс-релиз читайте тут.
Во время подготовки самого мероприятия есть ещё ряд немаловажных вещей, о которых не стоит забывать. Начиная от банальной воды на столах до оборудования помещения мультимедийными средствами. Стоит продумать, где будут стоять операторы с камерами, фотографы, как рассадить журналистов.
Проведение мероприятия
Модератор открывает круглый стол. В своём вступительном слове он обозначает обсуждаемые вопросы и проблемы, приводит цифры, показывает ролик, иллюстрирующий тему. В процессе дискуссии обобщает сказанное спикерами и подводит промежуточные итоги. Если возникают споры, модератор контролирует градус полемики и при необходимости возвращает дискуссию в конструктивное русло. Модератор должен помнить о главной задаче мероприятия, быть активным, но и уметь слушать. Можно выделить несколько стилей проведения круглых столов - классическое интервьюирование участников обсуждения, формат доклада, где спикеры выступают с заранее подготовленными спичами, а затем обсуждают проблему. В зависимости от тематики и формата выбирают тот, который поможет максимально раскрыть поставленную тему.
Завершение мероприятия
Модератор произносить заключительное слово, проводит итоги по обсуждаемой теме, резюмирует сказанное участниками. При необходимости дает каждому участнику сделать свое заключение по теме.